lunes, 10 de noviembre de 2008

ASAMBLEAS GENERAL Y EXTRAORDINARIAS 2008

EDIFICIO PLAZA ALEGRIA P.H
NIT 900208674-6


ACTA 005. ASAMBLEA EXTRAORDINARIA DE COPROPIETARIOS 29 DE NOVIEMBRE DE 2008


Siendo las 3 p.m., se dio inicio a la Asamblea General de Copropietarios convocada con fecha 29 de noviembre de 2008 y con el siguiente orden de día:

VERIFICACIÓN DEL QUÓRUM
LECTURA Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA
ELECCIÓN DEL PRESIDENTE Y SECRETARIO PARA LA ASAMBLEA EXTRA-ORDINARIA
4. ASIGNACION COMISION VERIFICACION DE ACTA
5. INFORME FINANCIERO Y DEL EMPALME CON LA ANTERIOR ADMINISTRACION
6. SITUACION LEGAL DEL EMPLEADO DEL EDIFICIO
7. CUOTAS DE ADMINISTRACION Y CUOTAS EXTRAORDINARIAS
8. MANUAL DE CONVIVENCIA
OTROS PUNTOS POR TRATAR



DESARROLLO DEL ORDEN DE DÍA


1-VERIFICACIÓN DEL QUÓRUM:

Se contó con la participación del 92.35% del coeficiente de copropietarios, incluyendo la representación de (1) un poder, con lo cual se dio inicio a la asamblea general de Copropietarios. . (Anexos No 1 -1a)

2-LECTURA Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA

Acto seguido el administrador dio lectura al orden del día, el cual fué aprobado por todos los asistentes (Anexo No. 2)


3- ELECCIÓN DEL PRESIDENTE Y SECRETARIO PARA LA ASAMBLEA ORDINARIA

Fuerón elegidos por unanimidad las siguientes personas quienes aceptarón el cargo:

Presidente: Dr. Adrian Pineda S.
Secretario: OVIDIO DE JESUS CARDONA HENAO

4-NOMBRAMIENTO COMISIÓN VERIFICADORA DE LA ELABORACIÓN DEL ACTA

Fuerón nombrados por unanimidad: la señora ALEXANDRA TRUJILLO El señor JAIRO ANTONIO AGUIRRE y MARIA ELSY BEDOYA, como verificadores del acta de Asamblea General de Copropietarios, los cuales aceptarón el nombramiento.


5- INFORME FINANCIERO Y DEL EMPALME CON LA ANTERIOR ADMINISTRACION
El administrador del Edificio Plaza Alegría y la señora Alexandra Trujillo informan que hicieron el respectivo empalme con la administración anterior donde hubo entrega de soportes contables únicamente y que no fue entregado dinero en caja ni en bancos , se logro actualizar la cartera del edificio por lo cual se empieza en cero esta administración, no obstante, dejando claro que esta era una administración domestica y por lo tanto no existían movimiento contable , estados financieros, facturación, cuentas bancarias , fondo de reserva los cuales se implementaran en esta administración.es de anotar que el edificio no posee Personaría jurídica y Rut .
Se actualizo el estado de cartera del edificio entre las dos administraciones para unificar así el estado real de cuentas por cobrar del edificio.

6. SITUACION LEGAL DEL EMPLEADO DEL EDIFICIO

El consejo de administración y administrador informan a los copropietarios del edificio la situación actual del empleado del edificio, notificando que este no tiene contrato firmado por lo tanto pasaría a ser un contrato a termino indefinido, igualmente este trabajador no se encuentra inscrito en seguridad social , razón por la cual se hace necesario liquidar las respectivas acreencias y pagar la indemnización correspondiente, igualmente informan que se tenia previsto hacer un contrato de transacción con el empleado pero este no firmo ya que no estaba de acuerdo a lo allí pactado

El administrador presenta a los asistentes, el costo de un trabajador con el pago del salario mínimo, lo que arroja un total mensual de 1.0145.070 (anexo No. ) Para la liquidación de don Germán se debe recaudar una cuota extra , con el fin de legalizar su situación laboral y todo lo que puede acarrear el no hacerlo al edificio
El administrador presenta dos propuestas:

Propuesta No1 pagar la indemnización de las prestaciones sociales y prescindir de sus servicios para lo cual se hace necesario recaudar una cuota extra por valor de 227.000 por apartamento.

Propuesta No 2. Pagar las prestaciones sociales de don Germán correspondientes al año 2008 cancelar el contrato de trabajo a término indefinido y hacerle un contrato de trabajo a termino fijo a un año, previo acuerdo entre las partes para lo cual se debe recaudar una cuota extra de 100.000 por apartamento.


Estas propuestas fueron sometidas a votación quedando plenamente aprobada le segunda propuesta. (Anexo No 3-4)

7- CUOTAS DE ADMINISTRACION Y CUOTAS EXTRAORDINARIAS
Queda aprobada la cuota extra de 100.000 por apartamento a partir del primero de diciembre de 2008 y facturada con la cuota de administración de diciembre
Se aprueba por mayoría cobrar una muta del 50% de la cuota e intereses a quienes incumplan el pago de dicha expensa.
El administrador dio a conocer una proyección de presupuesto para el año 2009 .uno solo contratando una persona 2 veces a la semana para hacer aseo y otro contratando un empleado 12 horas con horario de 7ª a 7Pm es decir, ocho horas ordinarias y cuatro extras con su respectivo pago de seguridad social y prestaciones de la ley 50 del 90, con el fin de tener un valor aproximado de la cuota de administración para el año 2009(Anexo No 5-6)

8- MANUAL DE CONVIVENCIA

El presidente del Consejo de administración Señor Adrian Pineda informa que se entregara a cada uno el manual de convivencia del Edificio con el fin de sea leído y pueda hacer sus comentarios de su contenido para adicionar o sustraer normas, lo anterior debido a que en esta asamblea no contamos con tiempo para hacerlo .la anterior propuesta fue aprobada por mayoría


9- OTROS PUNTOS POR TRATAR EN LA ASAMBLEA ORDINARIA.

Se hablo de las garantías de los equipos de las puertas del parqueadero,
La necesidad de instalar extintores en los pisos impares como manda la ley
Contratar una póliza de seguro de zonas comunes del edificio plaza alegría
Hacer efectiva la reserva que habla la ley 675 del 2001 sobre el fondo de imprevistos,
Lavar tanques de reserva del agua
Presentar un presupuesto de gastos reales del edificio para la próxima vigencia aprobado inicialmente por el consejo de administración y ser sometido a aprobación por la Asamblea a general de copropietarios


Se termino esta reunión a las 7.10 p.m

ADRIAN PINEDA S.
PRESIDENTE
OVIDIO CARDONA HENAO
SECRETARIO
ACTA 001
ASAMBLEA ORDINARIA
SEGUNDA CONVOCATORIA
EDIFICO PLAZA ALEGRÍA.

FECHA: Miércoles 6 de Agosto de 2008.
HORA: De las 20:00 a las 21:00 horas.
LUGAR: Parqueadero del Sótano del Edificio Plaza Alegría

ASISTENTES
JAIRO ANTONIO AGUIRRE D. Apartamento 501
ROSA ALEJANDRA TRUJILLO Apartamento 401
BERTHA GOMEZ DE ECHEVERRI Apartamento 303
BERTHA GOMEZ DE ECHEVERRI * Apartamento 302
JOAQUIN MEZA Q. Apartamento 504
ROCIO MOLINA M Apartamento 402
ADRIAN L. PINEDA S. Apartamento 103
OSCAR DELIO RUA**. Apartamento 101
*La Señora Bertha Gómez de Echeverri, presenta poder para representar con voz y voto a la propietaria Apartamento 302 Fanny Grajales. ANEXO 1.
**El Señor Oscar Delio Ruiz, presenta poder para representar con voz y voto a la propietaria del Apartamento 101. Se anexa a esta acta. ANEXO 2.

INVITADO: Doctor JOSE ANTONIO GARCIA P. Ex Revisor Fiscal del Edificio.
En total hubo representación de 8 de 18 copropietarios.

ORDEN DEL DÍA
1. Verificación del Quórum.
2. Antecedentes de las citaciones a las Asambleas de Primera y Segunda Convocatoria
3. Situación del Administrador y de las personas de la Junta.
4. Contratos del Portero.
5. Elección de Consejo Administrativo
6.Delegación de Funciones
7. Conclusiones y Otros.
DESARROLLO

1. Verificación del Quórum.

Se explica que como es una Asamblea de Segunda Convocatoria no requiere quórum para dar desarrollo a la Asamblea, ni para tomar las decisiones del caso.

El Artículo 41 de la Ley 675 de 2001

ARTÍCULO 41. REUNIONES DE SEGUNDA CONVOCATORIA. Si convocada la asamblea general de propietarios, no puede sesionar por falta de quórum, se convocará a una nueva reunión que se realizará el tercer día hábil siguiente al de la convocatoria inicial, a las ocho pasado meridiano (8:00 p.m.), sin perjuicio de lo dispuesto en el reglamento de propiedad horizontal, la cual sesionará y decidirá válidamente con un número plural de propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados. En todo caso, en la convocatoria prevista en el artículo anterior deberá dejarse constancia de lo establecido en el presente artículo”.

Todas las personas reunidas coinciden en aclarar que los copropietarios que no asistieron deberán someterse a las decisiones de esta Asamblea, tal como lo plantea la Ley, máxime, cuando la crisis del Edificio va en aumento y cuando se completan casi tres años, de no saber que se está haciendo con el dinero que mes a mes se entrega a la Tesorera del Edificio, de la contabilidad, de informes de gestión, ni de ningún documento relacionado con el Portero.


2. Antecedentes de las citaciones a las Asambleas de Primera y Segunda Convocatoria

2.1. La Administración del Edificio Plaza Alegría P.H, desde el día de su
nombramiento, no ha realizado sus funciones propias, entre las que se encuentra, el no citar a asamblea ordinaria, ni extraordinaria, incumpliendo así la normatividad, estipulada en la Ley 675 de 2001.

Algunas de las funciones incumplidas son:

Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior, y un presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros.

Llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes, y atender la correspondencia relativa al edificio o conjunto.

Poner en conocimiento de los propietarios y residentes del edificio o conjunto, las actas de la asamblea general y del consejo de administración, si lo hubiere.

Preparar y someter a consideración del Consejo de Administración las cuentas anuales, el informe para la Asamblea General anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.

Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto.

Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administración, conservación y disposición de los mismos de conformidad con las facultades y restricciones fijadas en el reglamento de propiedad horizontal.

Elevar a escritura pública y registrar las reformas al reglamento de propiedad horizontal aprobadas por la asamblea general de propietarios, e inscribir ante la entidad competente todos los actos relacionados con la existencia y representación legal de la persona jurídica.

2.2 Ante la situación anterior algunos vecinos del edificio le solicitaron verbalmente al Administrador, se realizará la Asamblea, ante lo cual, no hubo respuesta.

2.2. Por solicitud de los mismos vecinos propietarios, con carta enviada el día 19 de Mayo del presente año, se realizó la misma petición, la cual no fue respondida. Se anexa Carta. Anexo 3.

2.3 . El día 15 de Julio del 2008, atendiendo a la Ley 675 del 2001, los propietarios citaron a Asamblea Ordinaria, entregando en cada apartamento la citación, por medio del portero y colocando en cartelera la comunicación. Para tal convocatoria se tuvo en cuenta los artículos 39, 40 y 41 de la Ley de Propiedad Horizontal. La citación se hizo para el día sábado 2 de agosto del 2008. Se anexa citación. Anexo 4

2.4 La Asamblea del día sábado 2 de agosto del 2008, no pudo ser realizada, puesto que sólo asistieron 6 personas, no existiendo Quórum. Se Anexa firmas de asistentes. Anexo 5. Se toma la decisión de seguir la Ley y citar a Asamblea por segunda convocatoria para el miércoles 6 de agosto de 2008, a las 8:00PM. Inmediatamente se realizan las citaciones y se dejan debajo de cada puerta de apartamento y además se coloca una en la cartelera. Se anexa citación. Anexo 6 Ningún miembro de la Junta asiste a la Asamblea, solo el Administrador bajo al Parqueadero, a decir que él era un vecino más y que él no era el administrador del edificio, se retiró y no espero a la Reunión Oficial.

3 Situación del Administrador y de los Miembros de la Junta.

Como antes de iniciar la Asamblea que no tuvo lugar por falta de Quórum, el día Sábado 2 de Agosto de 2008, el Señor Administrador, bajo a las instalaciones del parqueadero a decir que él no era el Administrador del Edificio, expresando además, que él había presentado ante la Asamblea de Propietarios su renuncia. Ante esta situación, cada uno de los propietarios presentes habla, diciendo y confirmando que el Señor Gerardo Ramírez, es el Administrador del Edificio; y señalando además, que el Portero reconoce al Señor Ramírez, como su Patrón y que es la persona que ha tomado las decisiones del Edificio.

La copropietaria del Apartamento 401, presenta además un Paz y Salvo, que el Señor Gerardo Ramírez, firmó como Administrador, en Febrero 25 de 2008. Anexo 7. Los vecinos que asistieron a la última Asamblea, en el año 2005, ponen en conocimiento que si bien, el Señor Gerardo Ramírez, presento una carta de renuncia, no le fue aceptada y que el finalmente, él mismo, decidió continuar con la Administración del Edificio, lo cual consta en el acta anterior.

Sobre las Actas del edificio, el vecino del apartamento 103, expone, que personalmente, dos días antes, solicito de manera verbal el Acta anterior a la Secretaria de la Junta que reside en el apartamento 102, pero que nunca le fue entregada. Se expone el parágrafo del artículo 47 de la Ley 715: “Todo propietario a quien se le niegue la entrega de copia de acta, podrá acudir en reclamación ante el Alcalde Municipal o Distrital o su delegado, quien a su vez ordenará la entrega de la copia solicitada so pena de sanción de carácter policivo”. No obstante, se opina que se debe solicitar formalmente, al igual que los informes y contratos del portero y que de no ser recibidos a satisfacción, se deberán tomar las medidas ejecutivas del caso. Se decide mandar Derecho de Petición, al Señor Administrador Señor Gerardo Ramírez, a la Tesorera Elvia Sánchez y a la Secretaria Mary Munera, solicitando inmediatamente la entrega de todos los soportes del edificio, los contratos del portero y los respectivos paz y salvos.

El Vecino del Apartamento 501, opina que el Señor Gerardo Ramírez, está tratando de evadir su responsabilidad, seguramente por la demanda que él le levanto.

El Señor José Antonio García, expone que si bien, él fue el Revisor Fiscal, el vendió el apartamento y desde ese momento, dejo de prestar ese servicio. No obstante, precisa, que el Administrador del Edificio es y ha sido el Señor Gerardo Ramírez.

Se precisa que como ningún propietario sabe sobre el manejo de los dineros en el Edificio, desde hace más de dos años, no se conocen las Actas, ni nada del manejo de los contratos, se hizo extensiva la invitación al Señor José Antonio García para que aclarara algunas situaciones.

Se aclara, que hay demasiada negligencia por parte de la Junta Administradora actual y se decide por decisión unánime destituirlos de sus cargos y reclamarles, la entrega de los mismos y el empalme con el nuevo administrador que se consiga. En caso de no haber entrega de los cargos y de no obtener las actas y los informes y balances o en caso de que estos no sean claros, se deberán tomar medidas policivas y ejecutivas. Se decide además, que se dejará de pagar la cuota de la Administración, hasta tanto no se logré concretar un nuevo administrador. Se encarga al consejo de Administración, las labores de consecución del Administrador, reclamación de documentos del edifico y labores ejecutivas si hubiese lugar.

4. Contratos del Portero.

Ninguna de los propietarios conoce el contrato del portero, Señor GERMAN ELI FLOREZ, por esta razón se le pide al Señor José Antonio García P. que exponga lo que conoce respecto al caso. El Señor García dice que hasta dónde el tuvo conocimiento, al Portero no tenía afiliación a Seguridad Social y que él pasó una carta como propietario, exigiéndoles que se realizará esa afiliación, pero que no tuvo ninguna respuesta, como a otras cartas que el envió, El Señor Antonio García presenta las cartas, con el recibido de la Tesorera y el Administrador. Anexo 8 y 9.

El Vecino del apartamento 504, expone que él cree, que se le pagan las horas extras al portero y el vecino del 103, expone que Don Germán, le había manifestado que a él si le pagaban Salud, Pensiones y Cesantías, pero en efectivo, porque el ya tenía su seguridad social.

Como hay tanta incertidumbre sobre lo que ocurre con el portero, se decide, esperar la respuesta al derecho de Petición y si es del caso demandar penal y civilmente.

5. Elección de Consejo Administrativo

Ante la crisis del Edificio se decide que todos los presentes, serán, miembros del Consejo Administrativo y que en reuniones siguientes, se escogerán los principales y suplentes.

JAIRO ANTONIO AGUIRRE D. Apartamento 501
ROSA ALEJANDRA TRUJILLO Apartamento 401
BERTHA GOMEZ DE ECHEVERRI Apartamento 303
FANNY GRAJALES. Apartamento 302
Representada con poder por Bertha Gómez.
JOAQUIN MEZA Q. Apartamento 504
ROCIO MOLINA M Apartamento 402
ADRIAN L. PINEDA S. Apartamento 103
MARIA ELENA RUA. Apartamento 101
Representada con poder por Oscar Rua.

6. Delegación de funciones.

Se decide, que el Consejo Administrativo, deberá, redactar la Carta de Derecho de Petición y pasarla al Administrador, a la Tesorera y la Secretaria, con dichos títulos, puesto que deben responder por sus actos y omisiones desde el día de su nombramiento; que se debe de manera pronta conseguir un Administrador y darle solución a las problemáticas del Edificio. El Consejo deberá nombrar al Administrador y vigilar juiciosamente todas sus acciones, colaborando para que los propósitos comunes se lleven a cabo. Se plantea la necesidad de la Personeria Jurídica y de la cuenta de ahorros. La Asamblea delega en la Junta todas sus funciones propias y las Demandas que si fuese el caso, debiesen realizarse.

7. Conclusiones y Otros

Se concluye que el edifico está en una gran crisis, por el mal manejo Administrativo y que se debe con prontitud lograr soluciones.

Se dan 20 días hábiles, como la Ley lo dispone, para redactar el Acta y ponerla en disposición de los propietarios del Edificio.




______________________________
Adrian L. Pineda S.
PRESIDENTE


______________________________
Rocio Molina Montes
SECRETARIA



FIRMAN TODOS LOS ASISTENTES.

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JAIRO ANTONIO AGUIRRE D. Apartamento 501

___________________________
ROSA ALEJANDRA TRUJILLO Apartamento 401

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BERTHA GOMEZ DE ECHEVERRI Apartamento 303

______________________________
BERTHA GOMEZ DE ECHEVERRI * Apartamento 302
*Como Apoderado de la copropietaria del apto 302

______________________________
JOAQUIN MEZA Q. Apartamento 504

______________________________
ROCIO MOLINA M Apartamento 402


______________________________
ADRIAN L. PINEDA S. Apartamento 103


______________________________
OSCAR DELIO RUA** Apartamento 101
**Como Apoderado de la copropietaria del apto 101




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